Registro electrónico – Resolución Rectoral de 2 de junio de 2011, por la que se ordena la publicación de la Normativa del Registro Electrónico de la Universidad Politécnica de Madrid
I. COMUNIDAD DE MADRID C) Otras Disposiciones UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID 11 Resolución Rectoral de 2 de junio de 2011, por la que se ordena la publicación de la Normativa del Registro Electrónico de la Universidad Politécnica de Madrid. De conformidad con el acuerdo adoptado por el Consejo de Gobierno de la Universidad Politécnica de Madrid, en sesión celebrada el día 26 de mayo de 2011, este Rectorado, en uso de las competencias reconocidas en el artículo 20 de la Ley Orgánica 6/2001, de Universidades, modificada por Ley Orgánica 4/2007, resuelve ordenar la publicación en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID de la Normativa del Registro Electrónico de la Universidad Politécnica de Madrid, cuyo texto se recoge en el Anexo adjunto. Madrid, a 2 de junio de 2011..El Rector, Javier Uceda Antolín. ANEXO PREÁMBULO La presente Normativa tiene como objeto la creación y regulación del Registro Electrónico de la Universidad Politécnica de Madrid, que se configura como un Registro Auxiliar del Registro General de la Universidad, garantizándose la interconexión y la plena integración del Registro Electrónico en él. La creación del Registro Electrónico es el principal instrumento del impulso de la Administración Electrónica en la Universidad, contribuyendo así al fomento de la progresiva implantación de medios electrónicos en la actividad administrativa de la Universidad. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), contiene en sus artículos 24, 25 y 26 una nueva regulación de los Registros Electrónicos, preceptos que son desarrollados por el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la citada Ley y regula las condiciones de su funcionamiento. El artículo 24.1 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establece que las Administraciones Públicas crearán Registros Electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. Asimismo, el artículo 25.1 de la citada Ley prevé que las disposiciones de creación de Registros Electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles a los efectos de cómputo de plazos. Además, la sección segunda del capítulo III del título II de la Ley 11/2007, de 22 de junio, regula las comunicaciones electrónicas y la práctica de la notificación por medios electrónicos. Por otra parte, con el fin de promover y facilitar el acceso de los ciudadanos a los procedimientos administrativos por medios electrónicos, se habilita a la Secretaría General para incluir nuevos procedimientos, trámites y comunicaciones a los que será de aplicación lo dispuesto en esta Normativa. De acuerdo con el artículo 47 de los Estatutos de la Universidad Politécnica de Madrid, aprobados por Decreto 74/2010, de 21 de octubre (BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID del 15 de noviembre), el Consejo de Gobierno acuerda aprobar la presente Normativa. TÍTULO I Disposiciones de carácter general Artículo 1 Creación y naturaleza 1. Se crea el Registro Electrónico de la Universidad Politécnica de Madrid para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan y firmen por medios electrónicos en la forma prevista en el artículo 24 y siguientes de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y en el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la citada Ley. 2. El funcionamiento del Registro Electrónico se rige por lo establecido en la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJPAC), de 26 de noviembre y, en lo no previsto en la presente Normativa, por lo dispuesto en el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, o normas que los sustituyan. 3. El Registro Electrónico de la Universidad Politécnica de Madrid se configura como Registro Auxiliar de su Registro General, y será único para todos sus órganos, centros y estructuras administrativas. Artículo 2 Dirección del Registro Electrónico 1. El acceso de los interesados al Registro Electrónico de la Universidad Politécnica de Madrid se realizará a través de la dirección electrónica de su Sede Electrónica. 2. En dicha dirección estará disponible al menos la siguiente información: requisitos técnicos para el acceso, sistemas de firma electrónica admitidos, catálogo actualizado de procedimientos y trámites disponibles, formularios correspondientes, calendario de días inhábiles y texto íntegro de la presente disposición. Artículo 3 Responsabilidades y órganos competentes 1. La custodia del Registro Electrónico de la Universidad Politécnica de Madrid depende de la Secretaría General, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 68, apartado d), de los vigentes Estatutos de la Universidad Politécnica de Madrid. 2. La aprobación y modificación del catálogo o relación de solicitudes, escritos y comunicaciones normalizados, correspondientes a servicios, procedimientos y trámites específicos, previstos en el artículo 24.2.a) de la LAECSP le corresponde a la citada Secretaría General, en coordinación con el Vicerrectorado competente en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones. 3. La Secretaría General, en coordinación con el Vicerrectorado competente en el ámbito de tecnologías de la información y las comunicaciones, será responsable de la seguridad del Registro Electrónico y dispondrá de los medios organizativos y técnicos adecuados para garantizar lo previsto en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. 4. Los usuarios asumen, con carácter exclusivo, la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autenticación en el acceso a estos servicios, el establecimiento de la conexión precisa y la utilización de una firma electrónica válida y reconocida por la UPM, así como de las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de los mismos. Igualmente será responsabilidad del usuario la adecuada custodia y manejo de los ficheros que le sean devueltos por el Registro Electrónico como acuse de recibo. Artículo 4 Ámbito 1. El Registro Electrónico de la Universidad Politécnica de Madrid tiene las funciones a que se refiere el artículo 6 de esta norma, relativas a procedimientos y actuaciones en los que sean competentes para resolver los órganos de la UPM, cuya transmisión se efectúe por vía electrónica y estén autenticados mediante firma electrónica avanzada. Estarán habilitados, únicamente: a) Los relacionados con los procedimientos y actuaciones especificados en el catálogo publicado en la dirección electrónica del registro, que han de ser cumplimentados de acuerdo a su correspondiente modelo de formulario, aprobado por la Secretaría General. b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación dirigido a cualquier órgano de la UPM, que no precise la aportación de documentos originales, expresado en el correspondiente formulario de solicitud genérica aprobado por la Secretaría General. 2. Lo dispuesto en el apartado primero se entenderá sin perjuicio de la posibilidad de establecimiento de convenios con otras administraciones, establecida por el artículo 24.3 de la LAECSP, cumplidas las condiciones organizativas y técnicas que posibiliten la interconexión de sus correspondientes registros. 3. La incorporación de nuevos trámites, procedimientos y formularios al catálogo ya citado corresponderá a la Secretaria General, en coordinación con el Vicerrectorado competente en materia de nuevas tecnologías de la información y la comunicación. El catálogo, permanentemente actualizado, estará disponible en la dirección electrónica de acceso a la Sede Electrónica de la Universidad Politécnica de Madrid, 4. Cuando el interesado presente ante el Registro Electrónico de la Universidad Politécnica de Madrid solicitudes, escritos, comunicaciones y recursos no incluidos en el ámbito de aplicación de esta norma, se estará a lo dispuesto en el artículo 38 de la LRJPAC. 5. Lo dispuesto en los apartados anteriores se entiende sin perjuicio del derecho del interesado a presentar sus solicitudes, escritos, comunicaciones y recursos en cualquiera de los registros a los que se refiere el apartado 4 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Artículo 5 Fichero de protección de datos En cumplimiento de lo previsto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), los datos que se incorporen al Registro Electrónico de la Universidad Politécnica de Madrid estarán incluidos en el fichero general correspondiente al Registro de la Universidad, creado mediante Acuerdo de 30 de septiembre de 2010 del Consejo de Gobierno de la UPM e inscrito en el Registro de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid con el código 2103210014. TÍTULO II Funciones y organización Artículo 6 Funciones del Registro Electrónico El Registro Electrónico de la Universidad Politécnica de Madrid tiene las siguientes funciones: a) La recepción y remisión de solicitudes, escritos, comunicaciones y recursos relativos a los trámites y procedimientos que correspondan, y de los documentos adjuntos, así como la emisión de los recibos necesarios para confirmar la recepción en los términos previstos en el artículo 25 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. b) La remisión electrónica de escritos, solicitudes y comunicaciones a las personas, órganos o unidades destinatarias en los términos del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, y del artículo 24.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio. c) La anotación de los correspondientes asientos de entrada y salida. d) Funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. Artículo 7 Horario, calendario y cómputo de plazos 1. El Registro Electrónico se regirá por la fecha y hora oficial sincronizada con el Real Observatorio de la Armada según lo dispuesto en el artículo 15 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se aprueba el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica y será accesible las veinticuatro horas del día, todos los días del año. 2. La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones podrá interrumpirse por el tiempo imprescindible solo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo. La interrupción deberá anunciarse a los potenciales usuarios del Registro Electrónico con la antelación que, en cada caso, resulte posible. 1. En supuestos de interrupción no planificada en el funcionamiento del Registro Electrónico, y siempre que sea posible, se dispondrán las medidas para que el usuario resulte informado de esta circunstancia, así como de los efectos de la suspensión, con indicación expresa, en su caso, de la prórroga de los plazos de inminente vencimiento. Alternativamente, podrá establecerse un redireccionamiento que permita utilizar un Registro Electrónico en sustitución de aquel en el que se haya producido la interrupción. 2. El cómputo de plazos se realizará conforme a lo dispuesto en los apartados 3, 4 y 5 del artículo 26 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. 3. Serán considerados días inhábiles a sus efectos los establecidos por la Comunidad de Madrid y publicados en su Boletín Oficial para el ámbito territorial de la Villa de Madrid o los que tengan tal carácter del calendario académico. 4. Por resolución del Rector, la Universidad Politécnica de Madrid podrá declarar a estos efectos días inhábiles adicionales. Artículo 8 Acreditación de la identidad 1. Las solicitudes, escritos, comunicaciones y recursos podrán ser presentados ante el Registro Electrónico de la Universidad Politécnica de Madrid por los interesados o sus representantes, en los términos definidos en los artículos 30 y siguientes de la LRJPAC y el artículo 23 de la LAECSP. 2. El firmante del documento podrá acreditar su identidad ante el Registro Electrónico mediante firma electrónica o a través de funcionarios públicos habilitados, mediante el procedimiento previsto en el artículo 22 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. 3. La sede electrónica de la Universidad informará sobre los sistemas de identificación, de autenticación y de representación utilizables para la presentación de escritos ante el Registro Electrónico a través de sus aplicaciones gestoras, con especificación, en su caso, de los servicios, procedimientos y trámites a los que sean de aplicación. 4. Cuando la representación no quede acreditada fehacientemente, se requerirá dicha acreditación por la vía que corresponda. TÍTULO III Procedimiento electrónico Artículo 9 Comunicaciones electrónicas 1. Los miembros de la comunidad universitaria y los ciudadanos en general podrán comunicarse con la Universidad Politécnica de Madrid utilizando medios electrónicos, según lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. 2. Por resolución del Rector se podrá establecer la obligatoriedad de utilizar medios electrónicos cuando se trate de procedimientos dirigidos a la comunidad universitaria o a empresas o instituciones que tengan un vínculo jurídico previo con la Universidad Politécnica de Madrid. La relación de estos procedimientos se publicará en la Sede Electrónica. Artículo 10 Notificaciones por medios electrónicos 1. La Universidad Politécnica de Madrid podrá practicar notificaciones por medios electrónicos, según lo dispuesto en los artículos 27.6 y 28 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y, en todo caso, cuando el interesado haya señalado dicho medio como preferente o haya consentido su utilización. 2. A estos efectos, el sistema implementado por la UPM acreditará la fecha y hora en que se produzca la puesta a disposición del interesado del acto objeto de notificación, así como la de acceso a su contenido, momento a partir del cual la notificación se entenderá practicada a todos los efectos legales. Cuando transcurrieran diez días naturales sin que se acceda al contenido de una notificación, teniendo constancia de su puesta a disposición, se entenderá que dicha notificación ha sido rechazada con los efectos previstos en el artículo 59.4 de la LRJPAC y normas concordantes, salvo que de oficio o a instancia del destinatario se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso. 3. Durante la tramitación del procedimiento el interesado podrá requerir a la UPM que las notificaciones sucesivas no se practiquen por medios electrónicos, utilizándose los demás medios admitidos en el artículo 59 de la LRJPAC, excepto en los casos previstos en el artículo 27.6 de la LAECSP. 4. En los casos previstos en el artículo 9.2 de esta Normativa no será necesario recabar el consentimiento de la persona interesada para que se puedan practicar notificaciones por medios electrónicos. Artículo 11 Iniciación del procedimiento 1. Los procedimientos administrativos para los que se haya previsto su tramitación electrónica se deberán iniciar mediante la presentación del modelo normalizado o la solicitud correspondiente que estará disponible, a tales efectos, en el catálogo de procedimientos publicado en la Sede Electrónica de la Universidad. 2. Cuando se tengan que aportar documentos al expediente se estará a lo dispuesto en el artículo 35 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. Artículo 12 Instrucción y terminación del procedimiento 1. Cuando un procedimiento iniciado electrónicamente no se vaya a tramitar en su totalidad por medios electrónicos, el órgano competente podrá reproducir en soporte papel las solicitudes, escritos, comunicaciones o recursos electrónicos, a fin de continuar con la tramitación del expediente. En cualquier caso, se ha de asegurar el archivo de los documentos electrónicos originales. 2. La persona interesada ha de poder conocer el estado de la tramitación de los procedimientos tramitados electrónicamente a través de un servicio de información electrónica de acceso restringido, de conformidad con lo previsto en el artículo 37 de la Ley 11/2007. 3. El procedimiento íntegramente tramitado por medios electrónicos finalizará con un acto administrativo en soporte electrónico que ha de garantizar la identidad del órgano que lo ha dictado, así como, en su caso, el resto de requisitos previstos en los artículos 87 y siguientes de la LRJPAC y que se atendrá a lo dispuesto en el artículo 10 de esta norma respecto a la notificación. DISPOSICIONES ADICIONALES Primera Podrán adaptarse, por resolución de la Secretaría General de la Universidad: 1. Las direcciones electrónicas que figuran en esta normativa, cuando deban modificarse por cualquier causa. 2. La denominación de los órganos de gobierno y representación y gestión de los centros, organismos y unidades responsables, cuando deriven de reordenaciones organizativas, incluido el Vicerrectorado responsable. 3. La relación y características de los canales de acceso a los servicios disponibles en la sede. Segunda Se habilita a la Secretaría General para interpretar y desarrollar la presente Normativa, dictando cuantas instrucciones sean necesarias para su correcta aplicación, publicándose en la Sede Electrónica aquellas que no tengan carácter meramente instrumental. Tercera En esta Normativa se utiliza el masculino gramatical como genérico, según los usos lingüísticos, para referirse a personas de ambos sexos. DISPOSICIONES TRANSITORIAS Primera El Registro Electrónico que se crea en la presente Normativa comenzará a operar en el momento que determine la Secretaría General, en coordinación con el Vicerrector competente en materia de tecnologías de la información. A partir de dicho momento se habilitará su acceso mediante la Sede Electrónica de la Universidad Politécnica de Madrid. Segunda La aplicación de las disposiciones contempladas en el título III de la presente Normativa queda condicionada a la disponibilidad de los medios de comunicación y notificación que cumplan con los debidos requisitos y garantías previstos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, y demás normativa de desarrollo. Tercera La Universidad Politécnica de Madrid irá extendiendo progresivamente el número de procedimientos, trámites y actuaciones que puedan solicitarse y tramitarse por procedimientos electrónicos, así como la posibilidad de los ciudadanos de comunicarse y ser notificados electrónicamente en las actuaciones relativas a aquellos. La Sede Electrónica contendrá en todo momento el catálogo actualizado de procedimientos, trámites y actuaciones susceptibles de tramitación electrónica. DISPOSICIÓN FINAL El presente Acuerdo entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el “Boletín Oficial de la Universidad Politécnica de Madrid”, sin perjuicio de su anuncio en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID. Madrid, a 26 de mayo de 2011..El Rector, Javier Uceda Antolín. (03/21.046/11)
Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid