III. ADMINISTRACIÓN LOCAL

AYUNTAMIENTO DE EL ESCORIAL

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

Al no haberse presentado reclamaciones durante el plazo de exposición al público, queda automáticamente elevado a definitivo el acuerdo del Pleno de la Corporación, adoptado en sesión extraordinaria celebrada el día 17 de febrero de 2015, por el que se aprobó inicialmente la ordenanza reguladora del registro contable de facturas y factura electrónica del Ayuntamiento de El Escorial y su Organismo Autónomo, cuyo texto se hace público para su general conocimiento y en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 49 y 70.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local:

ORDENANZA REGULADORA DEL REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS DEL AYUNTAMIENTO DE LA LEAL VILLA DE EL ESCORIAL Y SU ORGANISMO AUTÓNOMO

TÍTULO I

Objeto y ámbito de aplicación

Artículo 1. La presente ordenanza tiene por objeto regular el punto general de entrada de facturas, el registro contable de facturas y el uso de la factura electrónica del Ayuntamiento de El Escorial y su Organismo Autónomo.

Art. 2. Las disposiciones de esta ordenanza serán de aplicación a todos los órganos, servicios y unidades administrativas del Ayuntamiento de El Escorial y su Organismo Autónomo.

Asimismo, la presente ordenanza regulará las relaciones con los proveedores de bienes y servicios y de inversión del Ayuntamiento de El Escorial y su Organismo Autónomo, en el marco de sus relaciones jurídicas y que estén obligados legalmente a la presentación de facturas.

TÍTULO II

Punto General de Entrada de Facturas

Art. 3. El Ayuntamiento de El Escorial y su Organismo Autónomo se han adherido al Punto General de Entradas de Facturas de la Administración General del Estado (FACE) como solución de intermediación entre quien presenta la factura y la oficina contable competente para su registro.

El sistema permite a los proveedores:

1.^o Remisión de facturas en formato electrónico.

2.^o Consulta del estado de las facturas presentadas.

3.^o Solicitud de anulación de facturas electrónicas presentadas a través de FACE.

Art. 4. El Ayuntamiento de El Escorial y su Organismo Autónomo han dado de alta en DIR3, con el objeto de que FACE pueda redirigir adecuadamente las facturas al organismo correspondiente, las siguientes relaciones de unidades de oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora:

En el Ayuntamiento se establece como oficina contable: Intervención; órgano gestor, Alcaldía, y unidad tramitadora: Intervención, teniendo asignada dicha relación el código L01280549.

En el Patronato de Deportes Municipal se establece como oficina contable: Intervención; órgano gestor: el presidente del Patronato, y unidad tramitadora: Intervención, teniendo asignada dicha relación el código LA0005148.

Se entiende por órgano gestor el órgano al que le corresponda la competencia sobre la aprobación del expediente de gasto.

Se entiende por unidad tramitadora el órgano administrativo al que le corresponda la tramitación de los expedientes.

Todas estas relaciones deberán de estar publicadas en la Sede Electrónica para garantizar el conocimiento por todos los proveedores.

Art. 5. No obstante lo anterior, el Ayuntamiento de El Escorial y su Organismo Autónomo podrán, en cualquier momento, dar de alta en DIR3 nuevas relaciones de acuerdo con su propia organización, asimismo, en cualquier momento, podrán suprimir cualquiera de las relaciones creadas.

En ambos supuestos se deberá de dar la publicidad oportuna para garantizar que por parte de los proveedores llegue la factura a la oficina contable competente para su registro y, en todo caso, deberá de publicarlo en la Sede Electrónica.

Art. 6. Todas las facturas electrónicas presentadas a través de FACE producirán una entrada automática en un registro electrónico de la Administración Pública gestora de dicho Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, proporcionando un acuse de recibo electrónico con acreditación de la fecha y hora de presentación.

Art. 7. El Ayuntamiento de El Escorial y su Organismo Autónomo utilizarán el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas como medio de archivo y custodia de dichas facturas. Su información no podrá ser empleada para la explotación o cesión de la información, salvo para el propio órgano administrativo al que corresponde la factura. Ello se entenderá sin perjuicio de las obligaciones que se puedan derivar de la normativa tributaria.

TÍTULO III

Registro contable de facturas

Art. 8. El Ayuntamiento de El Escorial y su Organismo Autónomo disponen de un registro contable de facturas cuya gestión corresponderá a la Intervención como unidad administrativa que tiene atribuida la función de contabilidad.

Dicho registro contable de facturas está integrado con el sistema de información contable.

Todas las facturas deberán ser presentadas en el registro contable de facturas del Ayuntamiento de El Escorial, con las excepciones que legalmente se contemplen, en el plazo de treinta días, desde la fecha efectiva de las mercancías o la prestación de servicios.

En el caso de que la presentación se realice en un registro administrativo distinto del contable mencionado anteriormente, en los términos previstos en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, el registro administrativo en el que se reciba la factura la remitirá inmediatamente a la oficina contable competente para la anotación en el registro contable de la factura.

Los registros contables de facturas proporcionarán al sistema contable la información necesaria para el seguimiento del cumplimiento de los compromisos de pago y para la determinación del período medio de pago a proveedores y dará soporte a los siguientes requisitos funcionales:

a) Anotación inmediata en el correspondiente registro contable de facturas de las facturas recibidas en un registro administrativo con destino a una Administración Pública.

b) Distribución o puesta a disposición de las facturas anotadas en el registro contable de facturas de la entidad, a los órganos competentes para su tramitación.

c) Anotación en el registro contable de facturas de la aceptación o rechazo y devolución de las mismas por el órgano competente.

d) Anotación en el registro contable de facturas de la propuesta de anulación de la factura por el presentador de la misma y, en su caso, de su devolución por el órgano competente.

El Ayuntamiento de El Escorial y su Organismo Autónomo proporcionarán información sobre el estado de las facturas a petición previa del proveedor o del presentador de las mismas, a través del registro administrativo de procedencia.

En el supuesto de facturas electrónicas dicha información se podrá consultar a través del sistema FACE.

En el supuesto de facturas en papel se notificará la información solicitada a la dirección indicada por parte del proveedor.

El proveedor tendrá derecho a conocer los siguientes estados de la factura: si ha sido registrada en el registro contable de facturas, si ha sido contabilizada la obligación reconocida, si ha sido pagada, anulada y rechazada.

Art. 9. Las facturas recibidas por el registro administrativo serán anotadas en el registro contable de facturas, en los términos establecidos por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

Las facturas, ya sean en papel o electrónicas, deberán reunir tanto los requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, como los de la Orden HAP/492/2014.

Previamente a la anotación en el registro contable de facturas se comprobarán tales extremos por parte de la Intervención municipal y no se anotarán las que contuvieran datos incorrectos u omisión de datos que impidieran su tramitación, ni las que correspondan a otras Administraciones Públicas, las cuales serán devueltas al registro administrativo de procedencia con expresión de la causa de dicho rechazo.

La anotación de la factura en el registro contable de facturas dará lugar a la asignación del correspondiente código de identificación de dicha factura en el citado registro contable. En el caso de las facturas electrónicas dicho código será comunicado al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.

Una vez anotada, se pondrá a disposición de las áreas correspondientes para que en el plazo de diez días emitan la correspondiente conformidad de las facturas presentadas.

Art. 10. La aceptación o rechazo de cada factura se anotará en el registro contable de facturas, dejando constancia de la fecha en que se haya producido. Asimismo, se anotará en el registro contable de facturas, en caso de aprobación de la conformidad y reconocimiento de la obligación, la fecha de contabilización de la obligación reconocida correspondiente. No obstante, si con respecto a cualquier factura se contabilizase una obligación por operaciones pendientes de aplicar al presupuesto, igualmente se anotará la fecha de dicha contabilización en el indicado registro.

Por cada factura se dejará constancia en el sistema de información contable de la fecha en la que se inicia el cómputo del plazo de pago según establece el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

Art. 11. La Intervención municipal efectuará requerimiento periódico de actuación, respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de obligación durante más de quince días, a contar desde la fecha de recepción de la factura por el órgano gestor y/o unidad tramitadora, que serán dirigidos a los órganos competentes.

Asimismo, elaborará un informe trimestral con la relación de las facturas con respecto a los cuales hayan transcurrido más de tres meses desde que fueron anotadas y no se haya efectuado el reconocimiento de la obligación por los órganos competentes, de dicho informe se dará cuenta al presidente de la Entidad, para su remisión al Pleno.

TÍTULO IV

Factura electrónica

Art. 12. Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica. En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del Punto General de Entrada que corresponda las entidades siguientes:

a) Sociedades anónimas.

b) Sociedades de responsabilidad limitada.

c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.

d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.

e) Uniones temporales de empresas.

f) Agrupación de interés económico, agrupación de interés económico europea, fondo de pensiones, fondo de capital riesgo, fondo de inversiones, fondo de utilización de activos, fondo de regularización del mercado hipotecario, fondo de titulización hipotecaria o fondo de garantía de inversiones.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley 25/2013, las facturas emitidas por proveedores del Ayuntamiento, por importe inferior a 5.000,00 euros, quedarán excluidas de la obligación de formato electrónico, pudiendo presentarse en papel. Igualmente, las facturas justificativas, dentro de procedimientos de pagos a justificar y anticipos de caja fija, podrán presentarlas en papel a las personas habilitadas en dichos procedimientos.

Las facturas electrónicas deberán acomodarse al formato que se regula en la resolución de 21 de marzo de 2014 de la Subsecretaría, por la que se publica la resolución de 10 de marzo de 2014, de la Secretaría de Estado de las Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información y de las Secretarías de Estado de Hacienda y de Presupuestos y Gastos, por la que se publica una nueva versión, 3.2.1, del formato de factura electrónica “facturae”. Si el formato definido en dicha resolución se modificase normativamente, las facturas se tendrán que adaptar al nuevo formato.

Art. 13. En cumplimiento de lo dispuesto es la disposición adicional 33. del Real Decreto 3/2011, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, en los pliegos de cláusulas administrativas para la preparación de los contratos, se incluirá la identificación del órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública, así como la identificación del órgano de contratación y del destinatario, que deberán constar en la factura correspondiente.

DISPOSICIÓN ADICIONAL ÚNICA

Las bases de ejecución del presupuesto recogerán el procedimiento específico que regule el funcionamiento concreto y las particularidades del Ayuntamiento de El Escorial en la tramitación de facturas y expedientes de gasto que incorporen factura electrónica.

DISPOSICIÓN FINAL ÚNICA

El presente Reglamento entrará en vigor una vez publicado oficialmente en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID.

En lo no previsto en el presente Reglamento se estará a lo dispuesto en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, y en la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público.

La presente ordenanza general entrará en vigor una vez publicado íntegramente su texto en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID y haya transcurrido el plazo previsto en el artículo 65.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, de Bases de Régimen Local, manteniéndose vigente hasta tanto se acuerde su modificación o derogación.

En El Escorial, a 27 de abril de 2015.—La concejala de Hacienda, Concepción Vicente Berzal.

(03/13.221/15)