III. ADMINISTRACIÓN LOCAL

AYUNTAMIENTO DE CAMARMA DE ESTERUELAS

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

Aprobación definitiva y publicación del texto de la Ordenanza Reguladora de la Administración Electrónica del Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas.

El Pleno de este Ayuntamiento, en la sesión ordinaria celebrada el 21 de junio de 2018, aprobó inicialmente la Ordenanza Reguladora de la Administración Electrónica del Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas, quedando definitivamente aprobado el acuerdo, hasta entonces provisional al no haberse presentado ninguna alegación, circunstancia acreditada mediante certificado emitido por la Secretaría Municipal. Un certificado del acuerdo y el texto de modificación de la ordenanza fiscal fue remitido a la Administración General del Estado y a la Comunidad de Madrid a los efectos del artículo 65 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, sin que se hubiera recibido ninguna notificación dentro del plazo de quince días establecido en el artículo citado. En ejecución del acuerdo plenario se dispone la publicación del texto íntegro de la modificación de la Ordenanza Fiscal para su entrada en vigor, de acuerdo con el artículo 70 de la Ley 7/1985, de 2 de abril.

Contra la aprobación definitiva de la Ordenanza Reguladora de la Administración Electrónica del Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas, por tratarse de una disposición de carácter general, cabe interponer recurso contencioso-administrativo ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente al de la publicación del texto íntegro en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID.

ORDENANZA REGULADORA DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DEL AYUNTAMIENTO DE CAMARMA DE ESTERUELAS

PREÁMBULO

La entrada en vigor de la Ley 39/2015 y 40/2015, ambas de 1 de octubre, suponen un nuevo impulso para la implantación de la Administración Electrónica, ya que establece la tramitación electrónica del procedimiento administrativo. Desde el punto de vista del ciudadano, se reconocen una serie de “derechos de las personas” el más importante de los cuales es el de elegir el cauce a través del cual se relacionan con la Administración, cauce que obligatoriamente deberá ser el electrónico para el caso de las personas jurídicas y determinadas personas físicas. La simplificación administrativa, otro de los principios inspiradores de la reforma legal, se plasma fundamentalmente en la posibilidad de presentar una declaración responsable, además del derecho a no presentar ningún documento que se origine en cualquier Administración Pública.

Desde el punto de vista de la Administración, ante todo debe implantar los mecanismos para hacer efectivos aquellos derechos. A nivel interno, el procedimiento debe ser íntegramente electrónico: el Registro es electrónico y único, y registrará de entrada documentos originales electrónicos o copias auténticas de originales en papel. Ello sin perjuicio de otros registros auxiliares que puedan ser creados, debiendo ser, en cualquier caso, plenamente interoperables, estar interconectados y ser dependientes del general, formando tanto el general como los auxiliares una sola unidad operativa. El expediente, que se impulsará de oficio y por medios electrónicos, es un índice electrónico que se compone de documentos electrónicos (pruebas, informes, dictámenes, etc.), tramitados y firmados electrónicamente; el archivo, filtrado por el Esquema Nacional de Seguridad, también será único y supondrá el almacenamiento por medios electrónicos, seguro y confidencial, de todos los documentos administrativos que se generen. Desde el punto de vista de la tramitación de dichos expedientes, la clave es la firma electrónica, debiendo estar todos los empleados públicos que tengan alguna responsabilidad en la tramitación del procedimiento de un certificado de firma, bien para firmar, estricto sensu, bien para tramitar o remitir información. Junto con la firma electrónica asociada directamente a la persona, destaca la actuación administrativa automatizada a través de sellos de entidad, de órgano y de tiempo, esencialmente.

Cabe destacar en esta Ordenanza el Título II “Comunicaciones Electrónicas Internas”. En el mismo se trata de mejorar el funcionamiento interno de la entidad, especialmente por lo que a los corporativos se refiere, generalizando el uso de los medios electrónicos.

Cierran la presente Ordenanza seis disposiciones adicionales, una disposición transitoria y una disposición final.

TÍTULO PRELIMINAR

Disposiciones generales

Capítulo I

Objeto, fines y ámbito de aplicación

Artículo 1. Objeto.—1. Esta ordenanza se dicta en desarrollo de las previsiones de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y regula:

a) Las características y el funcionamiento del Registro Electrónico de documentos.

b) La tramitación de los procedimientos administrativos por medios electrónicos.

c) Los modos de acreditación de la voluntad de los interesados en tales procedimientos y los medios de notificación y comunicación telemática.

Art. 2. Fines.—1. Esta ordenanza tiene como fin principal hacer efectivo el derecho de los ciudadanos a relacionarse con la Administración por medios electrónicos que establece el artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y lograr una mayor eficacia en el funcionamiento de la Administración.

2. Junto con el anterior, esta ordenanza se dirige también a hacer efectivos los principios de transparencia, proximidad y servicio a los ciudadanos, que se derivan del artículo 103 de la Constitución, de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, de la Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, del Régimen jurídico del Sector Público.

Art. 3. Ámbito de aplicación objetivo.—Esta ordenanza se aplicará a las siguientes actuaciones en las que intervenga el Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas:

a) Las relaciones con los ciudadanos que tengan carácter jurídico administrativo.

b) La consulta por parte de los ciudadanos de la información pública administrativa y de los datos administrativos que estén en poder del Ayuntamiento.

c) La realización de los trámites y procedimientos administrativos que se tramiten por medios electrónicos.

d) El tratamiento de la información obtenida por la Administración Municipal en el ejercicio de sus potestades.

e) Las relaciones de los empleados públicos con la Administración.

Capítulo II

Utilización de medios electrónicos en la actuación administrativa

Art. 4. Sede electrónica.—1. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, se constituye como sede electrónica la dirección electrónica, http://camarmadeesteruelas.sedelectronica.es, desde la que se podrán realizar los trámites administrativos. Ello sin perjuicio de la creación de otras sedes, a través de la disposición administrativa que proceda en cada caso.

2. La sede electrónica del Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas garantizará la accesibilidad y la asociación de un régimen de identificación segura y de responsabilidad del titular de la sede sobre la integridad, veracidad y actualización de las informaciones, servicios a los que se pueda acceder a través de ella.

Art. 5. Almacenamiento de datos automatizados.—Los datos automatizados que se encuentren en los documentos o expedientes electrónicos serán almacenados, procesados y distribuidos en los servidores que designe a tal efecto el Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas para lo cual se requerirá acto administrativo expreso.

Art. 6. Identificación de los interesados.—La identificación y acreditación de los interesados en las relaciones con el Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas se podrá realizar por cualquier de los medios enumerados en el artículo 9 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Art. 7. Sistemas de firma.—1. De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se admiten los siguientes sistemas de firma:

a) Sistemas de firma electrónica reconocida o cualificada y avanzada.

b) Sistemas de sello electrónico reconocido o cualificado y avanzado.

Art. 8. Garantías generales en la utilización de medios electrónicos.—1. Se podrán utilizar soportes, medios y aplicaciones electrónicas, informáticos y telemáticos en cualquier actuación administrativa y, en todo caso, en la tramitación de los procedimientos administrativos, según lo dispuesto en esta ordenanza, en las disposiciones y actos que la desarrollen, y en las normas reguladoras de cada actuación o procedimiento.

2. La utilización de los soportes, medios y aplicaciones indicados en el apartado anterior, requerirá la adopción de las medidas técnicas y de organización necesarias que aseguren la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de la información, siguiendo el Esquema Nacional de Seguridad y el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Dichas medidas de seguridad deberán tener en cuenta el estado de la tecnología y ser proporcionadas a la naturaleza de los datos y de los tratamientos y a los riesgos a que estén expuestos.

3. Por resolución del órgano administrativo que tenga atribuida la competencia se desarrollarán las medidas técnicas y organizativas necesarias para cumplir los requisitos establecidos en este artículo, junto con las medidas adicionales que se decida aplicar tras evaluar dichos soportes, medios y aplicaciones, que deberán garantizar:

a) La restricción del uso de los soportes, medios y aplicaciones, así como del acceso a los datos e informaciones en ellos contenidos, a las personas autorizadas.

b) La prevención de alteraciones o pérdidas de los datos e informaciones.

c) La protección de los procesos informáticos frente a manipulaciones no autorizadas.

Art. 9. Archivo de documentos.—1. Las solicitudes, escritos, documentos y comunicaciones que se reciban y envíen a través del Registro Electrónico, y los documentos que se adjunten con ellos, serán archivados por medios o en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos, en el mismo formato a partir del que se originaron o en otro cualquiera siempre que quede asegurada la identidad e integridad de la información que contenga el documento. Podrán también archivarse en los soportes o medios señalados en el apartado anterior y con las mismas garantías el resto de documentos que se utilicen en las actuaciones administrativas.

2. Los medios o soportes en que se archiven los documentos deberán contar con medidas de seguridad del Esquema Nacional de Seguridad y del Esquema Nacional de Interoperabilidad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, protección y conservación de los documentos archivados y, en particular, la identificación de los usuarios y el control de acceso de los mismos.

3. Corresponderá a la unidad responsable de la tramitación del procedimiento de que se trate la custodia de los documentos electrónicos que formen parte del expediente hasta su posterior transferencia al Archivo único electrónico.

Art. 10. Expedición de copias auténticas por medios electrónicos.—1.Corresponderá a la Secretaría Municipal la expedición de copias auténticas electrónicas de los documentos administrativos originales, con independencia del soporte de la documentación original.

2. Cuando el documento original esté en soporte papel, la copia electrónica equivale al procedimiento de digitalización de dicho documento, en los términos del artículo 27 de la Ley 39/2015, con posterior comprobación por el Secretario General del Ayuntamiento, produciéndose una copia auténtica electrónica del documento tramitado.

3. En cualquier caso habrán de cumplirse los siguientes requisitos:

a) Asegurar la exactitud del contenido.

b) Incluir una manifestación relativa a la comprobación de los elementos de autenticidad e integridad del documento original con identificación del órgano que realiza la compulsa mediante su firma electrónica.

c) Garantizar su autenticidad e integridad mediante la firma electrónica.

4. Las copias auténticas electrónicas:

a) Tendrán la misma validez y efectos que los originales.

b) Indicarán la circunstancia de ser copias auténticas de documentos originales y, en su caso, su fecha de caducidad.

c) Podrán ser archivadas electrónicamente, incluyendo en todo caso la firma electrónica correspondiente.

5. Las copias realizadas en soporte papel de originales emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código de verificación generado electrónicamente que per- mita contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano emisor.

Art. 11. Acceso a datos por otras Administraciones Públicas.—1. El Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas dispondrá lo necesario para facilitar el acceso de las restantes Administraciones Públicas a los datos relativos a los interesados que obren en su poder y se encuentren en soporte electrónico, especificando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o técnicos necesarios para acceder a dichos datos con las máximas garantías de seguridad, integridad y disponibilidad.

2. La disponibilidad de tales datos estará limitada a aquellos que son requeridos por las restantes Administraciones para la tramitación y resolución de los procedimientos y actuaciones de su competencia en los términos del artículo 28 de la Ley 39/2015.

Art. 12. Actuación administrativa automatizada.—Según el artículo 41 de la Ley 40/2015 se establece como acto automatizado la expedición de certificados de empadronamiento y la emisión de copias digitalizadas, sin perjuicio de que la Alcaldía-Presidencia resuelva aprobar otras actuaciones en las cuales no intervenga de forma directa un empleado público.

TÍTULO I

Procedimiento administrativo electrónico

Capítulo I

Disposiciones generales

Art. 13. Aprobación de procedimientos electrónicos.—1. Podrán tramitarse por medios electrónicos:

a) Los procedimientos administrativos para los que se apruebe su tramitación por este medio.

b) La consulta por los ciudadanos de información de datos municipales.

c) Las comunicaciones de los ciudadanos, incluidas los avisos, quejas, sugerencias y peticiones que se determinen, que no formen parte de un procedimiento administrativo formalizado.

2. Corresponde a la Alcaldía o a la Tenencia de Alcaldía o Concejalía en quien delegue, aprobar los procedimientos que se tramitarán por medios electrónicos, así como sus modificaciones.

3. La resolución que apruebe o modifique un procedimiento electrónico será publicada en la sede electrónica y en el tablón de edictos electrónico.

4. Los ciudadanos podrán consultar a través de la sede electrónica la relación actualizada de procedimientos, trámites y escritos que pueden dirigir al Ayuntamiento por medios electrónicos.

5. La tramitación de un procedimiento administrativo por medios electrónicos no podrá suponer merma alguna para las garantías jurídicas de los interesados.

Art. 14. Catálogo de trámites y procedimientos.—La relación actualizada de procedimientos, trámites, solicitudes, escritos y comunicaciones que se podrán tramitar telemáticamente será accesible a través de la sede electrónica, donde se facilitará información sobre los trámites a seguir en aquellos procedimientos que no se pueden tramitar de forma telemática.

Art. 15. Tablón de edictos electrónico.—1. Se crea en el Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas el tablón de edictos electrónico, que será accesible en la sede electrónica del Ayuntamiento.

2. El tablón de edictos electrónico permitirá el acceso por medios electrónicos a la información que, por aplicación de una norma jurídica o por resolución judicial, se deba publicar o notificar mediante edictos. El acceso al tablón de edictos electrónico no requerirá ningún mecanismo especial de acreditación de la identidad del ciudadano.

3. El tablón de edictos electrónico se podrá consultar a través de la sede electrónica del Ayuntamiento, desde terminales que se instalen en los edificios municipales y desde otros puntos de acceso electrónico que se determinen. En todo caso se garantizará el acceso de todas las personas, así como la ayuda necesaria para lograr una consulta efectiva.

4. El tablón de edictos electrónico dispondrá de los sistemas y mecanismos que garanticen la autenticidad, la integridad y la disponibilidad de su contenido, en los términos previstos en la Ley 39/2015. En especial, a los efectos del cómputo de plazos, se establecerá el mecanismo que garantice la constatación de la fecha y hora de publicación de los edictos.

5. El tablón de edictos electrónico estará disponible las 24 horas del día, todos los días del año, a través de la sede electrónica. Cuando por razones técnicas se prevea que el tablón de edictos electrónico puede no estar operativo, se deberá informar a los usuarios de esta circunstancia.

Art. 16. Publicación oficial.—La difusión de información y documentación por medios electrónicos no sustituye la publicidad de las disposiciones normativas y los actos que deban ser publicados en un boletín oficial según las normas, pero la difusión de información y documentación por medios electrónicos puede complementar la publicidad realizada en los boletines oficiales, cuando, por las limitaciones de este medio, no sea obligatorio publicar el contenido completo de las disposiciones o actos objeto de publicación.

Art. 17. Aplicaciones informáticas.—1. El sistema que se utilice para permitir la presentación de escritos y solicitudes por medios electrónicos deberá garantizar la autenticidad, la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad y la conservación de la información que se transmita.

2. Las medidas de seguridad a aplicar a los soportes, medios y aplicaciones a utilizar deberán garantizar:

a) La restricción de su utilización y del acceso a los datos e informaciones que con- tengan a las personas autorizadas.

b) La prevención de alteraciones o pérdidas de los datos e informaciones.

c) La protección de los procesos informáticos ante manipulaciones no autorizadas.

Capítulo II

Registro electrónico

Art. 18. Registro electrónico.—De acuerdo con el artículo 16 de la Ley 39/2015, se crea el Registro Electrónico del Ayuntamiento, que se regulará por las normas establecidas en dicho artículo y por las siguientes:

a) El Registro Electrónico estará habilitado para la recepción y salida de documentos que se presenten o se dirijan por vía electrónica mediante sistemas admitidos de identificación y firma.

b) El Registro Electrónico será accesible a través de la sede electrónica.

c) Podrán existir registros auxiliares pero éstos deberán ser plenamente interoperables, estar interconectados y ser dependientes del Registro Electrónico general, formando tanto el general como los auxiliares una sola unidad operativa. La creación de un registro auxiliar se aprobará mediante una disposición de carácter general.

Art. 19. Funcionamiento del Registro Electrónico.—1. De acuerdo con el artículo 31 de la Ley 39/2015, el Registro Electrónico permitirá la presentación de documentos durante las 24 horas del día, todos los días del año.

2. El Registro Electrónico emitirá automáticamente un recibo que acredite la recepción del documento presentado y de otros documentos que se pudieran acompañar, en los términos del artículo 16.3 de la Ley 39/2015.

3. Cuando una incidencia técnica impida el funcionamiento del Registro Electrónico se hará pública esta circunstancia para general conocimiento, pudiendo determinarse la ampliación de los plazos para la realización de trámites en los términos previstos en el artículo 32.4 de la Ley 39/2015.

4. El Registro Electrónico podrá rechazar los documentos electrónicos que se le presenten, en los siguientes casos:

a) Que contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.

b) En el caso de utilización de documentos normalizados, cuando no se cumplimenten los campos requeridos como obligatorios en la resolución de aprobación del correspondiente documento, o cuando contenga incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.

Art. 20. Cómputo de plazos.—El cómputo de plazos y el efecto de la presentación de escritos en el Registro Electrónico sobre el cumplimiento de los plazos establecidos en las normas se regirá por lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley 39/2015.

Capítulo III

Tramitación del procedimiento electrónico

Art. 21. Presentación de solicitudes.—Las solicitudes deberán incorporar la firma del solicitante por cualquiera de los sistemas de firma admitidos en el artículo 7 de esta ordenanza.

Asimismo, en el supuesto de que una persona no obligada a relacionarse con la Administración por medios electrónicos presente cualesquiera proyectos de carácter técnico, o bien documentación con un volumen superior a 50 folios, la misma deberá, en cualquier caso, ser presentada ante el Registro Municipal de forma digitalizada mediante entrega de un CD. En caso contrario no se admitirá el registro de dichos documentos, con las consecuencias jurídicas que, en su caso, procedan.

Art. 22. Representación.—1. Los ciudadanos podrán actuar por medio de representantes en los procedimientos que se tramiten por medios electrónicos según lo dispuesto en la Ley 39/2015 y sus normas de desarrollo.

2. Cualquier persona física podrá representar por vía electrónica a otras personas físicas o jurídicas, siempre que acredite las facultades de representación mediante uno de los siguientes mecanismos:

a) Aportación de apoderamiento suficiente en soporte electrónico original, según las disposiciones vigentes en materia de seguridad jurídica electrónica.

b) Inclusión del apoderamiento por parte del representante y la posterior comprobación de la representación en los registros de la Administración Municipal o de otra Administración en los términos del artículo 15 de la Ley 39/2015 y de la disposición transitoria de esta ordenanza.

c) Mediante la declaración de apoderamiento por parte del representante y la posterior comprobación de la representación en los registros del Ayuntamiento o de otra Administración en los términos del artículo 15 de la Ley 39/2015 y de la disposición transitoria de esta ordenanza.

Art. 23. Instrucción del procedimiento.—1. Los programas, aplicaciones y sistemas que se empleen para la gestión de procedimientos por medios electrónicos deberán garantizar el control de los plazos de tramitación, la constancia de la fecha y hora y la identificación de los responsables de los trámites y actuaciones, respetar el orden de tramitación de los procedimientos y facilitar la simplificación de los mismos.

2. Cualquier actuación de los interesados en un procedimiento electrónico deberá reunir las condiciones de validez establecidas en las normas.

3. La aportación de documentos en papel u otro soporte físico a un procedimiento electrónico deberá dejar constancia del número o código de identificación del procedimiento.

Art. 24. Incorporación al Libro de Resoluciones de documentos emitidos en soporte electrónico.—Las resoluciones emitidas en soporte electrónico serán incorporadas al Libro de Resoluciones mediante una copia auténtica expedida por la Secretaría General.

Art. 25. Notificaciones electrónicas.—1. El Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas podrá notificar por medios electrónicos los actos administrativos dictados por sus órganos de gobierno siempre que los interesados no obligados a relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos hayan aceptado expresamente el sistema e indicando este medio como preferente para la recepción de notificaciones en el procedimiento.

2. En cualquier momento de la tramitación de un procedimiento electrónico tales interesados podrán solicitar al Ayuntamiento que las notificaciones sucesivas no se practiquen por medios electrónicos.

Art. 26. Dirección electrónica del interesado.—1. Para poder practicar las notificaciones por medios electrónicos el interesado debe disponer de una dirección electrónica habilitada para ello, que será única para cada interesado, y que deberá tener las siguientes características:

a) Disponer de identificadores de usuario y clave o claves de acceso para garantizar la exclusividad de uso.

b) Disponer de mecanismos de acreditación que garanticen la identidad del usuario.

c) Disponer de mecanismos de cifrado para proteger la confidencialidad de los datos.

Cualquier otro requisito que sea requerido por la normativa de aplicación.

2. La dirección electrónica tendrá vigencia indefinida como dirección válida para la práctica de notificaciones, salvo en los siguientes supuestos:

a) Que el titular solicite su revocación.

b) Por defunción de la persona física o extinción de la personalidad jurídica.

c) Por resolución administrativa o judicial.

d) Por inhabilitación por ausencia total de uso para notificaciones en el transcurso de tres años, previa comunicación al interesado para que manifieste su interés en mantenerla activa, entendiéndose en caso de falta de respuesta que no existe interés por su parte, por lo que se inhabilitará la dirección de correo electrónico.

TÍTULO II

Comunicaciones electrónicas internas

Capítulo I

Comunicaciones de los miembros de la Corporación

Art. 27. El derecho y el deber de comunicación por medios electrónicos.—Los miembros del Ayuntamiento tienen el derecho y el deber de comunicarse con los órganos del mismo por medios electrónicos. Los grupos políticos, con el apoyo del personal municipal, y dentro de las posibilidades existentes como consecuencia de los medios personales con que cuenta la Corporación, facilitarán a sus miembros el correcto ejercicio de las comunicaciones electrónicas.

Art. 28. El sistema interno de comunicaciones y publicaciones electrónicas.—Sin perjuicio de las publicaciones que en base a los principios de transparencia y publicidad se realicen en la web institucional, existirá un sistema interno de comunicaciones y publicaciones electrónicas a fin de facilitar el acceso a las Actas de los órganos colegiados, al respectivo Orden del Día de cada sesión y sus expedientes, y a cualquier otra información que se decida compartir o bien se solicite por parte de un Concejal o Grupo Político Municipal, todo ello a fin de agilizar los trámites administrativos y generar un ahorro considerable limitando en la medida de lo posible la impresión en papel.

El acceso a dicho sistema se realizará a través de una contraseña que se facilitará a la persona que indique cada uno de los Grupos Políticos Municipales, o bien mediante el sistema de identificación electrónica que se establezca, y que permitirá acceder al servidor donde se encuentran todas las carpetas creadas al efecto. Tal acceso quedará restringido a la mera lectura de los indicados documentos y su respectiva impresión, sin que, en modo alguno, quepa la posibilidad de alterar su contenido.

Art. 29. Carpeta genérica expedientes.—Se creará una carpeta genérica de expedientes a la cual todos los Grupos Políticos Municipales tendrán acceso directo, pudiendo ver indistintamente, sin restricción alguna, todos ellos la información de expedientes que en la misma se inserten, particularmente la referida en el artículo anterior.

Art. 30. Carpeta particular expedientes.—Se creará una carpeta de expedientes mediante la que se facilitará la información a cada uno de los Grupos Políticos Municipales que haya sido previamente solicitada en la forma prevista en el siguiente Capítulo. Dicha información tendrá carácter particular y no público, pudiendo únicamente acceder a la misma el Grupo Político titular de la mencionada carpeta. Los accesos referidos en este Título, y particularmente los recogidos en el presente artículo, quedarán registrados informáticamente, y las personas que tuvieren acceso a los documentos únicamente podrán utilizar la información en el cumplimiento estricto de sus funciones y cometidos, para lo que firmarán, previamente, cláusulas de confidencialidad.

Art. 31. Tablón interno de los Grupos Políticos.—Existirá un tablón interno de Grupos Políticos en el que se dará publicidad a cuantas circulares, avisos o anuncios sean de su interés, pudiendo acceder al mismo cada uno de sus miembros, con la clave o sistema de acceso que les haya sido asignado.

Art. 32. Asistencia a los miembros de la Corporación en el uso del sistema de comunicaciones electrónicas.—Los Departamentos de Secretaría e Informática, así como el resto de los servicios municipales asistirán, en la medida de sus posibilidades, a los miembros de la Corporación y, en su caso, a las portavocías de los Grupos Políticos, para el buen funcionamiento del sistema de comunicaciones electrónicas y para el correcto ejercicio de los derechos y obligaciones que les reconoce el presente Título.

Capítulo II

Acceso a la información por los miembros de la Corporación

Art. 33. Procedimiento de acceso.—1. Para los casos en los que los miembros de la Corporación deseen acceder a informaciones y documentos que no estén ya publicados, el procedimiento de solicitud de los mismos será el siguiente:

a) El portavoz del Grupo Político deberá solicitar, por sede electrónica a la Alcaldía-Presidencia, la información interesada.

b) Tal solicitud será trasladada al Departamento del que dependa el expediente cuya información se solicita, para que, a su vez, el responsable político de la respectiva Área o, en su caso, la Alcaldía, autorice o deniegue, de forma motivada, la evacuación de la documentación solicitada. Firmada por dicho responsable la correspondiente autorización, el Departamento correspondiente trasladará a la Secretaría, por vía electrónica, la debida información.

c) A continuación, por sede electrónica, y excepcionalmente, mediante correo electrónico, desde Secretaría se comunicará al Grupo Político la disponibilidad de la información solicitada en la carpeta particular de expedientes o, en su caso, la denegación de la información. En cualquier caso la denegación de la información solicitada requerirá la emisión de un acto administrativo.

d) Cuando la información solicitada no se hallare en soporte informático o por cualquier motivo fuera más operativo el acceso presencial. En el supuesto de acceso mediante puesta a disposición presencial de la documentación, el responsable político del Área correspondiente o la Alcaldía-Presidencia citará por sede electrónica o, excepcionalmente, por correo electrónico al solicitante, trasladando la hora o el horario de atención en el que se procederá a la puesta a disposición presencial de la documentación. Si tal acceso se considerase insuficiente por parte del solicitante, y únicamente tras el mismo, podrá de nuevo solicitar por sede electrónica copia de alguno o algunos de los documentos y expedientes visualizados, los cuales deberán ser suficientemente detallados para ser fácilmente identificables. Las copias así obtenidas, sólo podrán utilizarse para el ejercicio de las funciones propias de los Grupos Políticos, siendo responsables los Portavoces de los Grupos del uso indebido de las mismas, sin perjuicio de las que incurra al miembro del Grupo que las utilice indebidamente. No obstante la expedición de copias se podrá limitar o denegar cuando su expedición afecte al normal desarrollo de la actividad municipal o bien no existan medios materiales y/o personales adecuados y suficientes para ello. Igualmente se podrá denegar el visionado de información y/o las copias correspondientes cuando la obtención de la misma no guarde relación con los intereses municipales que deben ser perseguidos, en todo caso, por los distintos miembros de la Corporación o afecta a la normativa en materia de protección de datos de carácter personal especialmente protegidos.

e) Salvo supuestos excepcionales debidamente motivados, el plazo máximo para resolver las solicitudes de información reguladas en el presente artículo será de 5 días.

Capítulo III

Normas comunes

Art. 34. Correo electrónico corporativo.—1. Con carácter general, las solicitudes, convocatorias o comunicaciones oficiales entre los distintos Grupos Políticos y Concejales entre sí, y entre estos y los órganos del Ayuntamiento o cualquiera de sus servicios o empleados deberán efectuarse mediante correo electrónico, utilizando para ello la cuenta de correo institucional de la que dispone cada uno de los Grupos con dominio aytoncamarma.es.

2. Excepcionalmente, cuando no fuera posible lo anterior, se utilizarán los medios tradicionales, si bien en base a los principios de economía en el gasto y administrativa se procurará la reducción del papel todo lo que resulte posible en lo relativo a comunicaciones, copias y fotocopias.

Art. 35. Responsabilidades por la utilización de la información.—En todo caso, la utilización de cualquier información municipal a la que se tenga acceso por cualquier medio, electrónico o no, para finalidades diferentes de las que motiven su entrega, publicación o puesta a disposición, dará lugar a responsabilidades, las cuales se exigirán, conforme a la legislación que resulte de aplicación, en aras a la salvaguarda del sistema.

Art. 36. Comunicaciones de los empleados públicos.—Los empleados públicos del Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas están obligados a utilizar los medios electrónicos de acuerdo con lo previsto en el artículo 14.2.e) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, tanto en la realización de trámites como en el ámbito de las comunicaciones internas o externas que formen parte de un procedimiento administrativo.

Art. 37. Normas supletorias.—En lo no previsto en el presente Título, se estará a lo previsto en los artículos 14 a 17 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, salvo en lo que contravenga la normativa de rango legal que se dicte al respecto.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Primera. Actas audiovisuales.—1. Podrán grabarse las sesiones que celebren los órganos colegiados del Ayuntamiento.

2. Cuando se hubiese optado por la grabación de las sesiones celebradas o por la utilización de documentos en soporte electrónico, deberán conservarse de forma que se garantice la integridad y autenticidad de los ficheros electrónicos correspondientes y el acceso a los mismos por parte de los miembros del órgano colegiado.

3. El fichero resultante de la grabación, junto con la certificación expedida por el Secretario de la autenticidad e integridad del mismo, y cuantos documentos en soporte electrónico se utilizasen como documentos de la sesión, podrán acompañar al acta de las sesiones, sin necesidad de hacer constar en ella los puntos principales de las deliberaciones.

4. La referida grabación recibirá el nombre de Acta audiovisual. Las actas plenarias adoptan el sistema de Acta audiovisual. En los demás casos dicho sistema se utilizará de manera preferente, y siempre que fuera posible.

El Acta audiovisual define un documento electrónico y multimedia, compuesto al menos por los siguientes elementos:

— Acta sucinta: Documento electrónico que contiene los puntos del orden del día de una sesión o reunión de un órgano colegiado y los acuerdos adoptados. Dependiendo del tipo de sesión, el acta sucinta podrá tener un formato específico, incluso determinado por legislación vigente como es el caso de las Actas de los Plenos.

— Documento audiovisual o vídeo: Grabación en vídeo de todo lo ocurrido en la sesión o reunión conteniendo audio e imágenes. Este documento recoge la literalidad de las intervenciones de cada uno de los oradores y se integra en el documento electrónico de forma enlazada.

— Firma electrónica: La firma electrónica de curso legal de la persona que ostenta la Secretaría de la sesión que dota de fehaciencia y efectos de Derecho al documento. Esta firma se realiza haciendo uso del certificado de firma de dicha persona. En el caso de los Plenos el Acta audiovisual la firmará también su Presidente.

5. De acuerdo con el apartado anterior, el Acta audiovisual es un documento público y oficial, rubricado y validado por la persona titular de la Secretaria, en su función de fe pública. En consecuencia se deben guardar todas las cautelas respecto de su manejo y tratamiento, siendo recomendable evitar la descarga total o parcial y la republicación habida cuenta de que los principios de transparencia y publicidad se salvaguardan igualmente con el mero visionado de la parte audiovisual, la cual se encuentra a disposición de todas las personas en su sitio oficial sin límite de reproducciones. El incumplimiento del deber de cautela previsto en el presente artículo dará lugar a responsabilidad en los casos en los que el tráfico o redifusión del Acta audiovisual perjudique la imagen o los intereses corporativos.

6. Se permitirá la grabación de las sesiones públicas de los órganos colegiados por parte de particulares. Sin perjuicio de la iniciativa ciudadana, el Ayuntamiento promoverá la grabación de todas las sesiones y su posterior publicación en plataformas accesibles para la ciudadanía. Estas grabaciones de titularidad local vendrán rubricadas por quien ejerza la secretaría del órgano colegiado, mediante certificado electrónico, en el ejercicio de sus funciones de fe pública.

7. En lo no previsto en la presente disposición, será de aplicación a las Actas audiovisuales el régimen jurídico vigente de las Actas.

Segunda. Incorporación y publicidad de nuevos procedimientos y trámites.—1. La incorporación de nuevos procedimientos y trámites administrativos a la sede electrónica, deberá realizarse según el protocolo que establezca la Alcaldía o la Junta de Gobierno Local, por delegación.

2. La información y difusión actualizada de los procedimientos y trámites administrativos susceptibles de tramitación y comunicación electrónica se producirá a través de la sede electrónica sin perjuicio de los medios de publicidad complementarios que resulten preceptivos o que se estimen convenientes.

Tercera. Creación del fichero Registro Electrónico del Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas.—Se crea el fichero de datos de carácter personal Registro Electrónico del Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas que a continuación se relaciona, en los términos y condiciones fijados en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal y en el Esquema Nacional de Seguridad.

NOMBRE: REGISTRO ELECTRÓNICO Y BASES DE TERCEROS

Órganos de la Administración responsables del fichero: Secretaría del Ayuntamiento.

Servicios y unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación: Secretaría municipal.

Medidas de seguridad: Nivel alto.

Estructura básica: Tipo de datos de carácter personal:

— Datos especialmente protegidos (ideología, creencias, religión, origen racial, salud o vida sexual).

— Datos relativos a infracciones penales o administrativas.

— Datos de carácter identificativo:

• DNI/CIF.

• Nombre y apellidos.

• Dirección.

• Teléfono.

• Firma/Huella.

— Datos de carácter personal:

• Datos de familia.

• Fecha/lugar de nacimiento.

• Sexo.

— Datos de circunstancias sociales.

— Detalles de empleo y carrera administrativa.

— Datos académicos y profesionales.

— Datos de información comercial.

— Datos económico-financieros.

— Datos de transacciones.

Finalidad del fichero y usos previstos: Tratamiento manual e informático de los documentos de entrada/salida.

Personas o colectivos sobre los que se obtengan datos o estén obligados a suministrarlos: Representantes legales, Solicitantes, Ciudadanos y residentes.

Procedimiento de recogida de los datos: Formularios, Transmisión electrónica/Internet

Cesiones de datos de carácter personal previstas: Ninguna.

Transferencias de datos de carácter personal previstas: Ninguna.

Días inhábiles: los establecidos en el calendario laboral oficial de la Comunidad de Madrid, del Estado y el primer jueves y viernes de septiembre de cada año.

Cuarta. Utilización de los medios electrónicos en la organización y funcionamiento internos y en los órganos colegiados del Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas.—La utilización de los medios electrónicos en la organización y funcionamiento a nivel administrativo interno, así como en lo que respecta al funcionamiento de los órganos colegiados del Ayuntamiento de Camarma de Esteruelas se regirá por lo dispuesto en el Título II de la presente Ordenanza.

Quinta. Ejecución de las previsiones de esta ordenanza.—La Alcaldía, la Secretaría Municipal o la Concejalía que tenga delegada la gestión en materia de Nuevas Tecnologías estarán habilitados para dictar instrucciones para la aplicación de lo dispuesto en esta ordenanza.

Sexta. Remisiones normativas.—Las remisiones que esta ordenanza contiene a preceptos de otras normas se entenderán hechas a las normas que las modifiquen, sustituyan o complementen.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA

Las previsiones contenidas en el artículo 22 sobre la representación por vía telemática no serán aplicables hasta que sean plenamente operativas las previsiones de la Ley 39/2015 sobre el intercambio seguro de datos entre las Administraciones Públicas.

DISPOSICIÓN FINAL

Esta ordenanza entrará en vigor el día siguiente de la publicación de su texto íntegro en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID, una vez transcurrido el plazo de 15 días hábiles a que hace referencia el artículo 65 de la Ley 7/1985, de 2 de abril.

Contra el presente Acuerdo, se interpondrá recurso contencioso-administrativo, ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia , en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la publicación del presente anuncio, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.

Camarma de Esteruelas, a 8 de octubre de 2018.—El alcalde, Pedro Valdominos Horche.

(03/32.534/18)