I. COMUNIDAD DE MADRID

C) Otras Disposiciones

UNIVERSIDAD REY JUAN CARLOS

La entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC), ha supuesto un cambio sustancial en las relaciones entre el interesado con las Administraciones, aunque el acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y el derecho de los ciudadanos a relacionarse por medios electrónicos ya se encontraba regulado en el artículo 23 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

El artículo 12 de la LPAC establece que:

“Las Administraciones Públicas asistirán en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 que así lo soliciten, especialmente en lo referente a identificación y firma electrónica de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas.

Asimismo, si alguno de estos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello. En este caso, será necesario que el interesado de carezca de medios electrónicos se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio”.

Por otra parte, el artículo 27 de la referida LPAC dispone que: “Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para expedición de las copias auténticas que deberán ser interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que prestan servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros”.

En cumplimiento del mandato contenido en la normativa vigente, la Secretaria General, en el uso de sus competencias y conforme al artículo 17.2 del Reglamento de organización y funcionamiento del registro de la Universidad y de creación y regulación del registro electrónico de la Universidad aprobado por Acuerdo de 21 de febrero de 2012, del Consejo de Gobierno de la Universidad Rey Juan Carlos, ha resuelto el disponer de un Registro de Funcionarios Habilitados para la expedición de las copias auténticas y la identificación, y firma de los ciudadanos en sus relaciones con la Universidad Rey Juan Carlos conforme a ello,

DISPONGO

Primero

Ámbito de aplicación y objeto

El objeto de la presente instrucción es regular el funcionamiento del Registro de los Funcionarios Habilitados de la Universidad Rey Juan Carlos para la expedición de las copias auténticas y la identificación y firma de los ciudadanos, tal y como está recogido en los artículos 12 y 27 de la Ley 39/2015, de 31 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

La presente instrucción se aplicará en el ámbito de gestión de la Universidad Rey Juan Carlos y, en particular, a los funcionarios destinados en ella, que se designen para la expedición de las copias auténticas y para identificar y firmar en nombre de las personas físicas que no dispongan de mecanismos de identificación y firma para actuar electrónicamente y se tratará de interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 de la LPAC, para los trámites que se determinen como susceptibles de realización por funcionarios habilitados.

Segundo

Órgano responsable

El Registro de Funcionarios Habilitados dependerá de la Secretaria General, que se encargará de extender la habilitación, para trámites y actuaciones que se realicen por medios electrónicos en el ámbito de la URJC y es el responsable de mantener la relación de sus funcionarios habilitados y la entrega de las credenciales.

Tercero

Requisitos generales para otorgamiento de la habilitación

Podrán ser habilitados los funcionarios públicos de la Universidad Rey Juan Carlos que se encuentren en situación de servicio activo y que disponga de un certificado electrónico de empleado público. Con carácter general serán funcionarios habilitados los funcionarios que presten servicios en los Registros de la Universidad Rey Juan Carlos.

Corresponde a la Secretaria General la inscripción, modificación o cancelación en el Registro de Funcionarios Habilitados de la habilitación de los funcionarios. Dicho órgano deberá mantener actualizada la relación de funcionarios habilitados.

La Secretaria General entregará al funcionario habilitado una credencial conforme al modelo del Anexo I, en el que constará la identificación, los trámites al que ha sido habilitado, así como el tiempo de duración de la habilitación.

Si se produjera algún cambio de las circunstancias bajo las cuales se realizó la habilitación, el responsable del servicio, órgano o unidad informará, en el plazo máximo de 3 días, a la Secretaría General para que suspenda la habilitación y formule la modificación en el Registro de Funcionarios Habilitados.

Cuarto

Contenido del Registro de Funcionarios Habilitados

En el registro se harán constar los siguientes datos de los funcionarios habilitados:

a) Documento nacional identidad, NIE o pasaporte.

b) Número de Registro de Personal.

c) Nombre y apellidos del funcionario.

d) Órgano, Servicio o Unidad en el que presta servicio.

e) Fecha de alta en el Registro de funcionarios habilitados.

f) Trámite para el que esté autorizado.

g) Fecha de alta/baja en el mismo.

Producida la anotación de la habilitación del funcionario, la Secretaria General expedirá una credencial, conforme al modelo que figura en el Anexo I.

Quinto

Identificación y consentimiento expreso del ciudadano

El ciudadano presentará para su identificación el documento nacional de identidad en vigor o cuando fuere extranjero, el NIE, o el documento de identificación que surta efectos equivalentes en su país de origen o el pasaporte.

El ciudadano deberá cumplimentar y firmar el Anexo II (consentimiento expreso), con carácter previo para la realización del trámite o actuación electrónica por parte del funcionario habilitado.

Sexto

Actuaciones de los funcionarios habilitados

1. Los funcionarios habilitados ofrecerán ayuda a los ciudadanos para la realización de los trámites electrónicos de la Universidad Rey Juan Carlos para los que hayan sido habilitados.

Realizarán las siguientes funciones:

a) Identificarán fehacientemente al ciudadano.

b) Recogerán la hoja cumplimentada Anexo II de autorización expresa del ciudadano para la utilización de ese trámite al que estén habilitados.

c) Cumplimentarán la solicitud de registro o trámite electrónicos para el que esté habilitado por la URJC.

d) Entregarán al ciudadano justificante de la presentación del trámite realizado.

El anexo firmado por el ciudadano se conservará custodiándose a efectos probatorios.

2. Los funcionarios habilitados para la expedición de las copias auténticas realizarán la función cumpliendo con el resto de normativa que regula la expedición de tales copias.

3. Los funcionarios habilitados no tendrán responsabilidad en cuanto al contenido de la documentación aportada por el ciudadano en el procedimiento electrónico, ni de la veracidad de los hechos que declaren, o de si cumplen los requisitos en cada solicitud o trámite, en todo caso, las unidades o servicios decidirán si en el procedimiento es preciso aportar “Declaración responsable” y serán las unidades tramitadoras con competencia las que comprobarán los requisitos.

Séptimo

Entrada en vigor

Sin perjuicio de su publicación el en tablón electrónico de la URJC, la presente instrucción entrará en vigor a partir del día siguiente de su publicación en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID.

Móstóles, a 18 de junio de 2020.—La Secretaría General, Pilar Charro Baena.

(03/13.859/20)