I. COMUNIDAD DE MADRID

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CONSEJERÍA DE CULTURA, TURISMO Y DEPORTE

En Madrid y Sevilla, a 7 de marzo de 2023.

REUNIDOS

De una parte, la Ilma. Sra. D.^a Elena Hernando Gonzalo, Directora General de Patrimonio Cultural, en virtud de su nombramiento por el Decreto 149/2021, de 30 de junio, del Consejo de Gobierno, por el que se nombra Directora General de Patrimonio Cultural a doña Elena Hernando Gonzalo, publicado en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID de 1 de julio de 2021, en ejercicio de las competencias delegadas por la Excma. Sra. Consejera de Cultura, Turismo y Deporte mediante la Orden 1389/2021, de 16 de noviembre, de la Consejera de Cultura, Turismo y Deporte, por la que se delega el ejercicio de determinadas competencias, la firma de convenios y se desconcentra el Protectorado de Fundaciones, publicada en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID de 29 de noviembre de 2021, modificada por la Orden 913/2022, de 3 de junio, de la Consejera de Cultura, Turismo y Deporte, publicada en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID de 13 de junio de 2022, y de acuerdo con lo previsto en el artículo 4 de la Ley 8/1999, de 9 de abril, de adecuación de la normativa de la Comunidad de Madrid a la Ley estatal 4/1999, de 13 de enero, de modificación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de la Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (en lo sucesivo: la Comunidad de Madrid).

De otra parte, D.^a Noemí Belmonte Rodríguez-Pascual, Presidenta de la Asociación de Archiveros de Andalucía, con CIF G-41553728, actuando en calidad de representante legal de la misma en virtud de su elección y nombramiento en la Asamblea General Extraordinaria celebrada en Sevilla el 25 de noviembre de 2021 y de conformidad con las funciones que tiene atribuidas por el artículo 23.a) de sus vigentes Estatutos (en lo sucesivo: la AAA).

Ambas partes se reconocen mutuamente capacidad jurídica suficiente para suscribir el presente Convenio de Colaboración y, a tal efecto,

EXPONEN

I

Fines de la Comunidad de Madrid

Que la Comunidad de Madrid, a través de la Dirección General de Patrimonio Cultural (Consejería de Cultura, Turismo y Deporte) y de su Subdirección General de Archivos y Gestión Documental, de conformidad con lo previsto en el Decreto 229/2021, de 13 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte, se encarga de la conservación, acrecentamiento, difusión y uso adecuado del patrimonio documental, archivos y colecciones de interés de la misma, que no sean de titularidad estatal, así como de los archivos de titularidad estatal cuya gestión haya sido transferida.

Que, de acuerdo con lo establecido en el artículo 7.4 del Decreto 229/2021, de 13 de octubre, del Consejo de Gobierno, concretamente le corresponden las siguientes competencias:

— La dirección y coordinación del ejercicio de las competencias de la Administración relativas al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, de conformidad con lo previsto en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.

— Las competencias de la Comunidad de Madrid previstas en la Ley 4/1993, de 21 de abril, relativas a la defensa, conservación, acrecentamiento, difusión y uso adecuado del patrimonio documental, tanto en soportes tradicionales como electrónicos, archivos y colecciones de naturaleza análoga de interés de la Comunidad de Madrid y los archivos de titularidad estatal cuya gestión haya sido transferida.

— La gestión del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid y del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid.

— La gestión de los servicios de archivo electrónico y de los repositorios de documentos y expedientes electrónicos de la Administración de la Comunidad de Madrid, así como la administración, gestión y establecimiento de los requisitos funcionales y medidas organizativas del sistema informático corporativo de la Comunidad de Madrid de gestión de documentos y archivos, en colaboración con la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid.

— La política archivística y de gestión documental, así como la coordinación, dirección técnica y elaboración de normativa específica sobre todas las fases de archivo y sobre la producción y gestión de los documentos, incluidos aquellos en soporte electrónico, respecto al Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid, del Consejo de Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid, así como el impulso de los archivos autonómicos para la mejora de la gestión de la administración y del servicio a la investigación histórica y científica.

— La creación, modificación y supresión, así como la supervisión y coordinación, de los Servicios Delegados de Archivo en la Administración de la Comunidad de Madrid y sus organismos y empresas vinculadas o dependientes.

— El estudio y la elaboración de informes para la declaración de Bien de Interés Cultural o de Bien de Interés Patrimonial de bienes integrantes del Patrimonio Documental Madrileño.

— La elaboración del Censo del Patrimonio Documental Madrileño y del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid, de conformidad con lo previsto en el artículo 30 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, así como de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid.

II

Fines de la Asociación de Archiveros de Andalucía

Que la AAA es una asociación sin ánimo de lucro, con personalidad jurídica propia, destinada a agrupar a todas aquellas personas e instituciones vinculadas al ejercicio de funciones técnicas profesionales de los archivos de Andalucía, sean públicos o privados, y su objetivo fundamental es la defensa y promoción de los archivos y de sus profesionales de esta Comunidad Autónoma.

Que de acuerdo con lo determinado en el artículo 6 de sus Estatutos, tiene establecidos los siguientes fines:

— Colaborar en la defensa individual de los derechos e intereses de sus asociadas y asociados y representarlos ante los organismos y entidades correspondientes.

— Potenciar el desarrollo del trabajo y labor del profesional de archivo y la mejora de los servicios de este.

— Promover la formación técnica de sus asociadas y asociados.

— Fomentar las relaciones profesionales entre estos dentro de la Comunidad Autónoma.

— Fomentar la defensa del Patrimonio Documental como bien cultural de la Comunidad Autónoma Andaluza, mediante campañas de sensibilización dirigidas tanto a instituciones públicas y privadas como a los ciudadanos.

— Establecer cauces de información y colaboración con instituciones públicas o privadas competentes en la gestión de archivos.

— Mantener contactos y colaborar con asociaciones españolas de otras comunidades autónomas o extranjeras de caracteres similares a esta.

III

Base de datos de dictámenes de valoración documental de la Comunidad de Madrid

Que la Comunidad de Madrid, a través de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental, ha ido recogiendo dentro de una base de datos todos los dictámenes de valoración de documentos publicados por cada una de las comisiones calificadoras u órganos colegiados de valoración documental existentes en territorio español, incluidos los de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) del Ministerio de Cultura y Deporte.

Que dicha base de datos se ha ido adaptando y mejorando a lo largo del tiempo, lo que ha supuesto cierta inversión en recursos humanos y económicos.

IV

Importancia de la valoración documental

Que la valoración es una de las tareas más técnicas y necesarias a las que tiene que atender la gestión documental, es una cuestión consensuada por el colectivo profesional. Si a ello se suma que afrontarla conlleva tiempo, consume recursos humanos y se repite recurrentemente en cada ámbito territorial, parece necesario aunar energías en la materia.

V

Comunidad de Práctica VALORA

Que, por otra parte, entre las vocalías existentes dentro de la Junta Directiva vigente de la AAA, constituida por primera vez el 28 de noviembre de 2018, se creó una dedicada a las Comunidades de Práctica.

Que, en este contexto, e impulsada por la AAA a través de su vocalía de Comunidades de Práctica, nace la Comunidad de Práctica VALORA, un proyecto que intenta optimizar esfuerzos y proporcionar herramientas que faciliten esta actividad, y en el que participan miembros de prácticamente todas las Comunidades Autónomas.

Que una de las líneas de trabajo que se llevan a cabo en la Comunidad de Práctica VALORA es la denominada Repositorio de Dictámenes, cuyos objetivos son:

— Facilitar el acceso a la información contenida en las tablas de valoración de series documentales aprobadas por los distintos órganos de valoración de las administraciones públicas en un repositorio único.

— Aunar esfuerzos y normalizar conceptos (calificación, clasificación, etc.).

Que, para el desarrollo de esta línea de trabajo, se ha contado con la aportación de dos bases de datos: una construida a título personal por un archivero de la Xunta de Galicia y otra la elaborada y mantenida por la Comunidad de Madrid que se explicita en el exponendo III (Base de datos de dictámenes de valoración documental de la Comunidad de Madrid) de este Convenio de Colaboración.

Que en ambos casos se elaboraron para aprovechar el trabajo realizado por otros órganos de valoración en beneficio de sus propios órganos colegiados de valoración (Consejo de Evaluación de Galicia y Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, respectivamente).

Que los trabajos ejecutados por esta línea hasta este momento y por sus miembros, entre los que se encuentran archiveros de la Comunidad de Madrid, han sido los siguientes:

— Revisión y análisis de los campos de ambas bases de datos, buscando su integración.

— Elaboración de una nueva estructura del modelo de datos conjunta y normalizada, ampliada con metadatos del eEMGDE.

— Adaptación de la base de datos de la Comunidad de Madrid a la nueva estructura (tarea llevada a cabo por parte de la propia Comunidad de Madrid).

— Unificación de ambas bases de datos.

— Definición de áreas competenciales para establecer esta catalogación mínima a las series documentales dictaminadas y recogidas en la base de datos común.

— Integración de las últimas tablas de valoración publicadas desde la constitución de la Comunidad de Práctica VALORA, cuyo resultado es una base de datos con cerca de 11.000 registros.

Que en un futuro inmediato se quiere realizar la catalogación de series dictaminadas por área competencial y por funciones (estas últimas cuando estén definidas por otra de las líneas de trabajo de la Comunidad de Práctica VALORA), con lo que se espera, no solo enriquecer la descripción de los dictámenes, sino que sirva para facilitar las posibles búsquedas de dictámenes sobre series iguales, pero con distinta nomenclatura.

VI

Perspectiva a futuro del Repositorio de Dictámenes de la Comunidad de Práctica VALORA

Que, desde los inicios de los trabajos de esta línea de trabajo de la Comunidad de Práctica VALORA, hace casi dos años, por parte de sus miembros y de la propia AAA que la impulsa se desea que este Repositorio de Dictámenes culmine siendo una herramienta común de la Administración General del Estado, para lo cual se están manteniendo conversaciones con el Ministerio de Cultura y Deporte con el objetivo de:

— Lograr su colaboración para que asuma la divulgación y mantenimiento del repositorio dentro de la Administración General del Estado.

— Conseguir el apoyo y respaldo institucional del Consejo de Cooperación Archivística a la herramienta para que el mantenimiento de nuevos registros sea más fluido.

Que, si bien el Ministerio de Cultura y Deporte está haciendo todo lo posible para impulsar el logro de ambos objetivos, la Comunidad de Práctica VALORA requiere buscar una solución al menos temporal para dar divulgación a dicho repositorio, pues así se lo está exigiendo la comunidad archivística en general.

VII

Normativa aplicable

La Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid (publicada en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID de 30 de abril –corrección de errores: publicada en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID de 11 de mayo–): artículo 16.

La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (publicada en el “Boletín Oficial del Estado” de 2 de octubre –corrección de errores: publicada en el “Boletín Oficial del Estado” de 23 de diciembre–): Capítulo VI del Título Preliminar.

El Decreto 48/2019, de 10 de junio, del Consejo de Gobierno, por el que se regula la actividad convencional de la Comunidad de Madrid.

Dada su naturaleza administrativa, serán de aplicación: los principios de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014 (publicada en el “Boletín Oficial del Estado” de 9 de noviembre), para resolver las dudas y lagunas que pudieran presentarse; así como, las normas generales de Derecho Administrativo, los principios de la buena administración y el ordenamiento jurídico general.

VIII

Declaración de intenciones

Que, para llevar a cabo la solución indicada en el exponendo VI (Perspectiva a futuro del Repositorio de dictámenes de la Comunidad de Práctica VALORA) de este documento y salvaguardar los derechos e intereses de ambas partes con respecto a la información contenida en el Repositorio de dictámenes, la Comunidad de Madrid y la AAA acuerdan suscribir el presente Convenio de Colaboración sujeto a las siguientes

CLÁUSULAS

Primera

Objeto del Convenio

1. El objeto de este Convenio de Colaboración es el establecimiento de un marco de colaboración institucional entre la Comunidad de Madrid y la AAA para el desarrollo de actuaciones tendentes a favorecer la divulgación y puesta a disposición de la comunidad archivística del Repositorio de Dictámenes, resultado de la Línea 1 de la Comunidad de Práctica VALORA, que ha sido producto de la integración de una base de datos propiedad de la Comunidad de Madrid con otra base de datos de la Xunta de Galicia.

2. La puesta a disposición del Repositorio de Dictámenes es una herramienta muy útil para profesionales y comisiones calificadoras u órganos colegiados de valoración documental de las diferentes administraciones públicas, que contarán con una ayuda inestimable para la adecuada toma de decisiones.

Segunda

Obligaciones de la Comunidad de Madrid

1. La Comunidad de Madrid asume los siguientes compromisos, que no supondrán ningún tipo de compromiso de gasto con cargo al presupuesto anual vigente del Programa 332A-Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental:

a) Consentir en el uso y divulgación de la información extraída de su base de datos propietaria e integrada en el Repositorio de Dictámenes, sobre el cual se va a desarrollar una aplicación de consulta que se pondrá a disposición a través de la página web de la AAA, en su sección “VALORA” del apartado “Actividades” de su sitio web ( https://www.archiverosdeandalucia.org/valora ).

b) Dar respaldo institucional a la importancia y uso de esta herramienta, colaborando en las campañas de comunicación que la AAA lleve a cabo sobre esta.

c) Colaborar conjuntamente en las acciones y negociaciones que se lleven a cabo con el Ministerio de Cultura y Deporte para que este departamento asuma la gestión y mantenimiento de la aplicación web Repositorio de Dictámenes.

2. La asunción de la responsabilidad y mantenimiento de la aplicación web Repositorio de Dictámenes por parte del Ministerio de Cultura y Deporte a que se hace referencia en la letra c) del apartado 1 supondrá para la Comunidad de Madrid el traspaso de las obligaciones y compromisos asumidos en este Convenio de Colaboración a favor del citado departamento ministerial, conservando vigencia en todo caso lo establecido en la Cláusula Cuarta sobre los derechos de Propiedad Intelectual.

Tercera

Obligaciones de la AAA

1. La AAA asume los siguientes compromisos:

a) Diseñar y desarrollar el aplicativo de consulta web y las herramientas necesarias para llevar a cabo la carga manual de nuevos registros.

b) Sufragar los gastos económicos y técnicos que conlleven los trabajos anteriores.

c) Impulsar la importancia y uso de la herramienta de consulta del Repositorio de Dictámenes en conjunción con la Comunidad de Madrid.

d) Llevar a cabo, conjuntamente con la Comunidad de Madrid, las negociaciones con el Ministerio de Cultura y Deporte para que este departamento asuma la gestión y mantenimiento futuros de la aplicación web Repositorio de Dictámenes.

e) Publicitar en la sección “VALORA” del apartado “Actividades” de su sitio web ( https://www.archiverosdeandalucia.org/valora ) la colaboración de la Comunidad de Madrid.

2. La asunción de la responsabilidad y mantenimiento de la aplicación web Repositorio de Dictámenes por parte del Ministerio de Cultura y Deporte a que se hace referencia en la letra d) del apartado 1 supondrá para la AAA el traspaso de las obligaciones y compromisos asumidos en este Convenio de Colaboración a favor del citado departamento ministerial.

Cuarta

Derechos de propiedad intelectual

1. La Comunidad de Madrid se reserva los derechos de propiedad intelectual que le correspondan sobre la base de datos de dictámenes de valoración de documentos de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental (estructura y contenido de la misma) objeto de cesión a la AAA para su integración en la aplicación web Registro de Dictámenes.

2. La cesión de los derechos de propiedad intelectual a favor de la AAA con destino a la aplicación web Registro de Dictámenes se realiza bajo licencia Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International (CC BY-NC-SA 4.0) de conformidad con los términos legales establecidos por Creative Commons:

( https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/legalcode ).

Quinta

Protección de datos de carácter personal

1. La Comunidad de Madrid y la AAA se comprometen a cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal y ambos asumirán la responsabilidad en que cada uno, por este concepto, pueda incurrir.

2. En particular, si la colaboración objeto del presente Convenio de Colaboración implicase el tratamiento de datos personales, las partes declaran expresamente que conocen y quedan obligadas a cumplir en su integridad el Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y cualquier otra normativa que pueda sustituir, modificar o complementar a las mencionadas en materia de protección de datos de carácter personal durante la vigencia del presente Convenio de Colaboración.

3. Especialmente, la Comunidad de Madrid y la AAA se comprometen al cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el deber de información a los titulares de los datos personales, con el deber de confidencialidad, con las medidas de seguridad y con la notificación de brechas de seguridad que pudieran producirse, así como al cumplimiento de las que se contengan en el correspondiente acuerdo de encargo de tratamiento a firmar entre el responsable del tratamiento y el encargado del mismo, si lo hubiera.

4. Estas obligaciones deberán ser conocidas por todos aquellos que pudieran participar en las actuaciones derivadas del presente Convenio de Colaboración, comprometiéndose las partes a informar a los mismos.

Sexta

Financiación

El Convenio de Colaboración no generará ni dará lugar a contraprestaciones económicas entre las partes.

Séptima

Publicidad y transparencia

1. En toda difusión pública o referencia a las actividades amparadas en el presente Convenio de Colaboración se hará mención expresa de la colaboración entre la Comunidad de Madrid y la AAA.

2. Este Convenio de Colaboración se somete a lo dispuesto en los apartados 1 y 2 del artículo 23 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid.

Octava

Entrada en vigor, vigencia, prórroga y modificación del Convenio

1. El Convenio de Colaboración entrará en vigor el 1 de abril de 2023.

2. La vigencia del Convenio de Colaboración se mantendrá por un plazo de 2 años, prorrogables de forma expresa y por escrito por períodos de 2 años hasta un máximo de 6 años, de conformidad con los plazos máximos de duración de los convenios de colaboración previstos por el artículo 49.h) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, y en el artículo 4.3.h) del Decreto 48/2019, de 10 de junio, del Consejo de Gobierno, por el que se regula la actividad convencional de la Comunidad de Madrid, salvo que a la finalización del mismo o de cualquier de sus prórrogas sea denunciado por alguna de las partes, por lo menos, con 2 meses de antelación a la fecha de terminación del mismo.

3. El Convenio de Colaboración dejará de estar vigente en cualquier momento en que se produzca la asunción de la responsabilidad y mantenimiento del Repositorio de Dictámenes por parte del Ministerio de Cultura y Deporte.

4. Cualquier modificación del Convenio de Colaboración requerirá del acuerdo unánime tanto de la Comunidad de Madrid como de la AAA.

Novena

Regulación del convenio y órgano de seguimiento

1. Este Convenio de Colaboración se regulará por lo dispuesto en las presentes cláusulas y, en lo no contenido en ellas, por acuerdos de interpretación conjuntos entre la Comunidad de Madrid y la AAA.

2. A tal efecto, y con el objeto de realizar el seguimiento de este Convenio de Colaboración e interpretar lo no contenido en el mismo, se formará una Comisión de Seguimiento, cuyas reuniones se podrán celebrar de forma telemática o presencial en las respectivas sedes de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid o de la AAA y en ellas participarán: por parte de la Comunidad de Madrid, la persona titular del Área de Planificación y Programación Archivística o la persona titular del Servicio de Acceso y Valoración de Documentos de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental; y, por parte de la AAA, la persona titular de la Vocalía de Comunidades de Práctica o cualquier otra persona de la Junta Directiva de la misma en quien decida delegar su representación.

Décima

Régimen jurídico y causas de extinción

1. Este Convenio de Colaboración queda sujeto a las normas imperativas de Derecho Público, careciendo de carácter contractual.

2. Las controversias que surjan entre las partes sobre los efectos, interpretación, modificación o resolución del Convenio de Colaboración que no sean objeto de conciliación en el seno de la Comisión de Seguimiento a la que se refiere el apartado 2 de la Cláusula Novena serán sometidas a los tribunales y juzgados de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa de la ciudad de Madrid.

3. El Convenio de Colaboración se podrá resolver si se producen alguna de las situaciones que se indican a continuación:

a) Por mutuo acuerdo entre ambas partes.

b) Por incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos en este Convenio de Colaboración, de acuerdo con lo previsto en el artículo 51.2 c) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

En este caso, y con carácter previo a la resolución, la parte cumplidora notificará a la otra un requerimiento para que en el plazo previsto cumpla con sus obligaciones o compromisos, de manera que si el incumplimiento persiste se entenderá resuelto el Convenio de Colaboración.

c) El transcurso del plazo de vigencia del Convenio de Colaboración sin haberse acordado la prórroga del mismo.

d) Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del Convenio de Colaboración.

e) Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el Convenio de Colaboración o en el ordenamiento jurídico vigente.

Y para que así conste, en prueba de conformidad, firman el presente Convenio de Colaboración, en ejemplar único electrónico, en el lugar y fecha señalados en el encabezamiento.

Madrid y Sevilla, a 7 de marzo de 2023.—Por la Comunidad de Madrid, la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte, P. D. (Orden 1389/2021, de 16 de noviembre), la Directora General de Patrimonio Cultural, Elena Hernando Gonzalo.—Por la Asociación de Archiveros de Andalucía, la Presidenta, Noemí Belmonte Rodríguez-Pascual.

(03/4.098/23)