I. COMUNIDAD DE MADRID

C) Otras Disposiciones

CONSEJERÍA DE ECONOMÍA, EMPLEO Y COMPETITIVIDAD

El Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, en su artículo 26.1.14, atribuye competencia exclusiva a la Comunidad Autónoma para legislar en materia de cooperativas, respetando la legislación mercantil. En su virtud, se dictó la Ley 4/1999, de 30 de marzo, de Cooperativas de la Comunidad de Madrid.

Dicha Ley determina, en su artículo 14, la organización y la eficacia del Registro de Cooperativas de la Comunidad de Madrid y en su artículo 15 establece, entre las funciones del mismo, la legalización de los libros obligatorios de las cooperativas.

De conformidad con lo previsto en el artículo 65.2 de la Ley 4/1999, de 30 de marzo, las cooperativas deberán llevar, en orden y al día, los siguientes libros:

a) Libro Registro de socios, asociados, colaboradores y aportaciones a capital.

b) Libros de Actas de la Asamblea general, del órgano de administración y, en su caso, de las Juntas preparatorias y demás órganos colegiados.

c) Cualesquiera otros que vengan impuestos por otras disposiciones legales.

El mismo artículo 65, en su apartado 3, establece que los libros serán diligenciados por el Registro de Cooperativas antes de su utilización, siendo también válidos los asientos y las anotaciones realizadas por procedimientos informáticos o por otros procedimientos adecuados, que posteriormente serán encuadernados correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Por su parte, el artículo 16 del Reglamento de Organización y funcionamiento del Registro de Cooperativas de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto 177/2003, de 17 de julio, establece, en su apartado 1, que informáticamente se llevará por el Registro un fichero donde se anotarán las legalizaciones que se efectúen de los libros obligatorios de las cooperativas, en el que se hará constar la clase de libro legalizado, el número que hace de los legalizados de la misma clase, la fecha de la legalización y cualquier otro dato que se considere que permita el control efectivo del libro legalizado. El mismo artículo, en su apartado 2, dispone que la legalización podrá realizarse mediante el sellado de todas las páginas del libro o mediante un sistema mecánico de taladro de las hojas, pudiendo igualmente utilizarse otros sistemas adecuados al fin perseguido que vengan impuestos por la implantación de nuevas tecnologías, lo que se establecerá mediante Orden del Consejero competente.

Por otra parte, de conformidad con lo previsto en el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, las personas jurídicas están obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo.

Debe tenerse en cuenta, además, que, en el entorno actual, la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las Administraciones Públicas, con objeto de servir mejor a los principios de eficacia y eficiencia y ahorrar costes a ciudadanos y empresas.

La orden se estructura en una parte expositiva, una parte dispositiva distribuida en seis artículos, así como una parte final que consta de dos disposiciones, una transitoria y otra final.

En la elaboración de la presente norma se han tenido en cuenta los principios de buena regulación establecidos en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. En lo que se refiere a su adecuación a los principios de necesidad y eficacia, la legalización telemática de los libros obligatorios de la Comunidad de Madrid redunda de manera favorable en el interés general, ahorrando costes y tiempo a las cooperativas, además de dar cumplimiento a la normativa que impone la legalización electrónica de los libros obligatorios de las empresas.

El principio de proporcionalidad resulta cumplido con su tramitación como orden, dado que es el instrumento imprescindible para garantizar la consecución del objetivo que se persigue. Precisamente, su tramitación como orden garantiza el cumplimiento del principio de seguridad jurídica, básico en nuestro ordenamiento, y en base al cual se establecen las reglas del juego para todos los operadores jurídicos y personas implicadas, lo que genera un entorno de certidumbre, incardinándose, de manera coherente, en el ordenamiento jurídico.

La participación activa en su elaboración durante el trámite de audiencia e información pública garantiza durante su tramitación el principio de transparencia.

Por último, el principio de eficiencia resulta garantizado al reducir la carga administrativa actualmente existente de presentación física de los libros obligatorios de las cooperativas.

En el proceso de elaboración de esta orden se han recabado los informes de impacto por razón de género, de impacto en la familia, en la infancia y la adolescencia, y en materia de orientación sexual, identidad o expresión de género. También se ha recabado el informe de la Abogacía General de la Comunidad de Madrid.

Por otra parte, se ha realizado el trámite de audiencia e información pública mediante su publicación en el Portal de transparencia de la Comunidad de Madrid.

El Decreto 52/2019, de 19 de agosto, de la Presidenta de la Comunidad de Madrid, por el que se establece el número y denominación de las Consejerías de la Comunidad de Madrid creó la Consejería de Economía, Empleo y Competitividad. Por su parte, el Decreto 287/2019, de 12 de noviembre, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Economía, Empleo y Competitividad, en su artículo 1, atribuye a la persona titular de la misma, entre otras competencias, el desarrollo general, la coordinación y el control de la ejecución de las políticas del Gobierno en materia de economía social.

En virtud de cuanto antecede, y de acuerdo con las competencias atribuidas en el apartado d) del artículo 41 de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid,

DISPONGO

Artículo 1

Objeto

El objeto de la presente orden es habilitar la legalización telemática de los libros obligatorios de las cooperativas, al amparo de lo dispuesto en el artículo 16.2 del Decreto 177/2003, de 17 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de organización y funcionamiento del Registro de Cooperativas de la Comunidad de Madrid.

Artículo 2

Legalización telemática de los libros obligatorios de las cooperativas

Todos los libros que obligatoriamente deban llevar las cooperativas inscritas en el Registro de Cooperativas de la Comunidad de Madrid con arreglo a las disposiciones legales aplicables se legalizarán telemáticamente.

Artículo 3

Presentación de los libros obligatorios de las cooperativas

1. Los libros obligatorios de las cooperativas se presentarán, después de su cumplimentación, de manera telemática, y antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En el caso de que los libros se presenten posteriormente, el Encargado del Registro lo hará constar en la correspondiente diligencia de legalización de los mismos.

2. En cada ejercicio se deberán legalizar los libros de actas de los órganos sociales del ejercicio precedente y en cada uno de dichos libros constará la fecha de apertura y cierre del ejercicio social.

3. No se legalizarán los libros obligatorios de las cooperativas presentados en blanco.

4. La persona solicitante deberá ser titular de certificado digital de persona física o de representante de persona jurídica.

5. Las cooperativas podrán legalizar libros de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando les interese hacer constar de manera fehaciente un hecho o un acuerdo contenido en alguna de ellas. No se legalizarán libros de actas con una periodicidad inferior a la semestral salvo que la circunstancia mencionada anteriormente se produzca en el primer semestre del ejercicio.

Artículo 4

Formato de presentación de los libros obligatorios de las cooperativas

El formato a emplear será el PDF/A con la característica OCR (reconocimiento óptico de caracteres), es decir, deberá haber sido generado o escaneado con software que permita obtener como resultado final un archivo en un formato de texto sobre cuyo contenido puedan realizarse búsquedas y deberá ir firmado electrónicamente por aquellas personas a quienes corresponda suscribir las certificaciones de los acuerdos sociales de la cooperativa.

Artículo 5

Formalización de los libros obligatorios de las cooperativas

En cada libro ha de constar la fecha de apertura y cierre. Por tanto, deberá iniciarse con una diligencia de apertura expedida por aquellas personas a quienes corresponda suscribir las certificaciones de los acuerdos sociales de la cooperativa y finalizarse con otra de cierre. En ambas diligencias deberá constar la fecha respectiva.

Artículo 6

Certificación electrónica

1. El encargado del Registro comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención mediante la extensión de una diligencia acreditativa de la legalización en la que se expresará el libro legalizado y el correspondiente código de validación.

2. La denegación de la legalización de los libros obligatorios se realizará mediante resolución dictada por la persona titular del órgano que ostente las competencias administrativas en materia de cooperativas de la Comunidad de Madrid.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA ÚNICA

Régimen transitorio

Las cooperativas que a la entrada en vigor de la presente orden tengan libros legalizados en papel deberán realizar una diligencia de cierre de los mismos a fecha de fin del año 2020 o durante el primer cuatrimestre de 2021. Desde ese momento, los libros obligatorios que deban ser legalizados se llevarán en soporte electrónico. Y cuando las cooperativas presenten los libros obligatorios para su legalización deberán aportar una certificación de haberse realizado la mencionada diligencia de cierre firmada por aquellas personas a quienes corresponda suscribir las certificaciones de los acuerdos sociales de la cooperativa.

DISPOSICIÓN FINAL ÚNICA

Entrada en vigor

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID.

Madrid, a 5 de marzo de 2021.

El Consejero de Economía, Empleo y Competitividad, MANUEL GIMÉNEZ RASERO

(03/8.299/21)